会社の固定電話をAIで文字起こし！電話内容を自動記録して業務効率化する方法とは

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更新日:2026年02月06日

会社の固定電話での問い合わせ対応やクレーム処理において、通話内容を正確に記録し管理することは、業務効率化の重要な鍵となります。特に、「言った言わない」トラブルの防止や、カスハラ対策が求められる2026年現在、AIを活用した電話の自動文字起こしシステムが注目を集めています。

本記事では、会社の固定電話にAI文字起こし機能を導入することで、電話内容の記録・管理がどのように効率化されるのか、そのメリットと具体的な導入事例を詳しく解説します。

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固定電話の文字起こしをAIで行うメリットとは?

会社の固定電話にAI文字起こし機能を導入することで、電話対応業務は劇的に変わります。従来の手作業による記録から解放され、より本質的な顧客対応に集中できる環境が整います。

電話のAI文字起こしがもたらす全体的なメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 手作業での記録業務から解放される自動化のメリット

  従来、電話対応では通話しながらメモを取る必要があり、担当者は以下のような課題を抱えていました:

  • メモに集中するあまり顧客との会話に集中できない
  • メモの内容が不正確になりがち
  • メモ作成に時間がかかり顧客対応が遅延

  AI文字起こしを導入すれば、これらの負担から完全に解放されます。通話内容が自動でテキスト化されるため、担当者は顧客との対話に100%集中でき、正確な記録も同時に残せます。メモ整理などの後処理時間も大幅に削減され、精神的な負担も軽減されます。

• AI音声認識の精度向上で実現する高品質な記録

  AI音声認識技術は年々進化しており、2026年現在では人間の文字起こし精度に匹敵するレベルに達しています。OpenAIのWhisperをはじめとする最新の音声認識技術を使用することで、誤記録のリスクを最小限に抑えた高精度のテキスト化が可能です。

  話者を自動で識別する機能により、誰が何を話したのかが明確に記録され、チャット形式で確認できるため、会話の流れを直感的に把握できます。

• テキストデータ化による検索性とデータ分析の向上

  音声のままでは活用が難しかった通話記録も、テキストデータとして保存されることで価値が飛躍的に向上します。

  • 過去の問い合わせ内容をキーワード検索で瞬時に発見
  • 電話番号や日付で特定の通話を即座に特定
  • 顧客の声(VOC)を分析し、サービス改善に活用
  • 頻出する問い合わせ内容を可視化し、FAQ作成に活用

  このように、テキストデータ化により検索性と分析の容易さが向上し、業務の効率化に直結します。

会社の固定電話における問い合わせ管理の3つの課題

会社の固定電話での問い合わせ管理には、多くの企業が共通して抱える課題があります。これらの課題を放置すると、業務効率の低下だけでなく、顧客満足度の低下や法的リスクにもつながりかねません。

• 手動での電話内容記録が抱える限界

  手動で通話内容を記録・管理する場合、データ量が増えるほど整理が困難になります。

  • 月間数百〜数千件の通話記録を手動で整理する膨大な労力
  • 重要な問い合わせ内容を見逃すリスク
  • 記録のばらつきにより情報の正確性が担保できない
  • 担当者の記憶に依存するため、引き継ぎ時に情報が欠落

  特に複数の担当者で電話対応を分担している場合、記録方法のばらつきが情報共有の妨げとなり、組織全体の対応品質に影響します。

• クレーム・カスハラ対応で求められる通話記録の証拠性

  2025年4月、東京都をはじめ一部自治体でカスハラ条例が施行され、企業におけるカスタマーハラスメント対策の重要性が高まっています。

  クレーム対応では、「言った言わない」問題が頻発し、証拠としての通話記録が必要になることが増えています。しかし、手動の記録では以下の問題があります:

  • 感情的なやり取りの詳細を正確に記録できない
  • 後から証拠として提示する際の信頼性が低い
  • 記録作成に時間がかかり、迅速な対応ができない

  AI文字起こしシステムがあれば、通話内容を客観的な証拠として自動保存でき、万が一のトラブル時にも迅速に対応できます。

  カスハラ対策義務化への準備について詳しくは、こちらの記事もご参照ください。

  【全企業対象】カスハラ対策義務化まであと9か月！企業が今すぐ取り組むべき5つの準備を紹介

• 大量の電話データ整理における見逃しのリスク

  会社の規模が大きくなるほど、固定電話での問い合わせ件数は増加します。日100件、月間3,000件を超える通話を手動で整理することは、現実的に不可能です。

  • 重要なクレームや要望を見逃してしまう
  • 対応履歴の確認に時間がかかり、顧客を待たせる
  • 複数部署への引き継ぎ時に情報が漏れる
  • 過去の対応を検証できず、同じミスを繰り返す

  AIシステムを使えば、データを自動で整理し、必要な情報を瞬時に検索できるため、これらのリスクを大幅に低減できます。

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電話のAI文字起こしシステムの導入事例 | 業務改善の実績

実際に会社の固定電話にAI文字起こしシステムを導入した企業・組織では、どのような効果が得られているのでしょうか。RecACE plusを例に、の業種別の具体的な導入事例をご紹介します。
運送業、自治体、医療機関、不動産、飲食、小売など、業種を問わず幅広い導入実績があります。月間3,000〜7,000件の大量通話にも対応可能な高い信頼性を誇ります。

• 【株式会社翔和サービス様(運送業)】月間7,000件の通話で「言った言わない」問題を解消した事例

  建築資材配送を手がける株式会社翔和サービス様では、月間6,000〜7,000件もの電話対応を4名のスタッフで処理していました。建築現場の職人からの理不尽な要求や「言った言わない」問題が頻発し、無駄な再配達による数万円規模のコスト増加とスタッフの精神的疲弊が深刻な課題でした。電話のAI文字起こしシステム導入後の主な成果は以下の通りです。

  • AIによる会話要約・検索機能で問題箇所を即座に特定
  • 通話録音の存在により、相手の言葉遣いが改善
  • スタッフの精神的負担が大幅に軽減され、「すごく楽になった」との声
  • 無駄な再配達の防止によるコスト削減を実現
  • 月間7,000件の膨大な通話から必要な記録を瞬時に検索可能に

  「録音の存在がクレームを入れてくる方の言葉遣い改善につながり、スタッフの精神的負担が軽減されました」(営業所所長様)

  詳細な導入事例はこちらをご覧ください。

  【株式会社翔和サービス様】月間7,000件の電話業務から「言った言わない」問題を解消し、スタッフの精神的負担を軽減

• 【大阪府貝塚市役所様(自治体)】自治体での電話業務可視化と信頼性向上の取り組み

  大阪府貝塚市役所様では、1日約3,000件(月間約90,000件)の電話業務において、通話内容の記録・共有が職員のメモに依存していたため、情報の正確性と引き継ぎに課題がありました。
  電話のAI文字起こしシステム導入後の主な成果は以下の通りです。

  • 「言った・言わない」トラブルが減少し、業務の正確性が向上
  • ワード検索・電話番号検索により、3,000件の通話から必要な履歴を迅速に抽出
  • 市民との信頼関係が向上し、住民サービスの質的向上に貢献
  • 録音があることで上司・同僚がサポートしやすくなり、職員の精神的負担が軽減
  • 1日の通話件数が可視化され、業務負荷の客観的把握が可能に

  「導入してからは、業務の正確さや安心感がグッと上がったと思います。録音があることで、言った言わないといった行き違いが減りました」(庁舎管理業務ご担当者様)

  公共機関における導入実績により、高い信頼性が証明されています。詳細はこちらをご覧ください。

  【大阪府貝塚市役所様】RecACE plus導入で約3,000件の電話業務を可視化し、業務の効率化と信頼性向上を実現

• 【公立藤岡総合病院様(医療)】医療機関での迷惑電話対策と職員の安心確保

  医療機関である公立藤岡総合病院様では、迷惑電話や長時間のクレーム対応により、救急患者からの緊急電話が繋がらないという重大なリスクが発生していました。電話受付担当者の精神的負担も深刻化していました。
  電話のAI文字起こしシステム導入後の主な成果は以下の通りです。

  • 迷惑電話の件数が実際に減少し、業務負担が大幅に軽減
  • 通話録音アナウンスにより、電話をかける側の話し方が丁寧に
  • 電話応対窓口の担当者が本来の取次業務に集中でき、従業員満足度が向上
  • 入退院支援部署で他院との連携時の調整内容確認に活用
  • 通話内容の「聞き直し」による安心感の向上

  「迷惑電話が減ったということで、電話受付担当者もだいぶ助かっています。入退院支援の関係で他の病院さんと連携を取る中で、確認をしたい時に録音ができるというのは安心感があります」(ご担当者様)

  24時間対応が求められる医療機関での実績は、高負荷環境でのシステムの安定性を証明しています。詳細はこちらをご覧ください。

  【公立藤岡総合病院様】迷惑電話が激減！通話録音で実現した電話受付業務の改善と職員の安心

これらの事例から分かるように、業種を問わずAI文字起こし機能付き通話録音システムは、業務効率化とトラブル防止に大きな効果をもたらします。

固定電話に通話録音機能を後付けする方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

固定電話のAI文字起こしにおすすめ。RecACE plus(レックエースプラス)の特徴と導入メリット

「会社の固定電話にAI文字起こし機能を導入したいが、どのサービスを選べばいいか分からない」
そんな企業様におすすめなのが、RecACE plus(レックエースプラス)です。

RecACE plusの主な特徴

RecACE plusは、工事不要で既存の固定電話機をそのまま活用できるクラウド型AI文字起こしサービスです。通話録音から文字起こし、要約まで自動化され、OpenAI Whisper搭載により高精度なテキスト化を実現します。キーワード・電話番号・日付での強力な検索機能を備え、月間数千件の通話記録から必要な情報を瞬時に発見できます。録音データは1年間容量無制限で保存され、多拠点・テレワークにも対応しています。

会社電話のAI要約については、こちらの記事もご覧ください。

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会社の固定電話AI文字起こしについてよくある質問(FAQ)

会社の固定電話にAI文字起こし機能を導入する際に、多くの企業から寄せられる質問をまとめました。

まとめ | 会社の固定電話AI文字起こしで実現する業務改善

会社の固定電話における問い合わせ管理は、多くの企業にとって大きな課題です。AIを活用した自動文字起こしシステムを導入することで、これらの課題を解決し、業務を大幅に効率化できます。
電話内容の文字起こしと管理の効率化は、もはや大企業だけの課題ではありません。中小企業から自治体まで、あらゆる組織が取り組むべきDX施策です。

RecACE plus(レックエースプラス)は、これらのニーズに応えるために開発された、会社の固定電話をAIが文字起こしできるシステムです。工事不要で導入でき、既存の業務フローを変えることなく、即座に効果を実感いただけます。

興味を持たれた方は、ぜひこちらのページから詳細をご確認ください。お問い合わせもお待ちしております。

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RecACE plus公式オウンドメディアは、AIを活用した通話録音システム「RecACE plus」を開発・提供する株式会社アセンドが運営しています。
長年にわたり電話業務や業務改善に携わってきた知見を活かし、本メディアでは、AIによる通話録音の文字起こし・要約・情報共有などを通じて、電話対応の効率化やトラブル防止に役立つ情報をわかりやすくお届けします。