固定電話に録音機能を後付けする方法とは？後付けにおすすめの通話録音サービスも徹底紹介
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ビジネスにおいて電話応対の品質向上やトラブル防止のために、「通話の録音」はますます重要視されています。しかし、既存の固定電話に録音機能がない場合、「今からでも録音できるようにしたい」「できれば工事や機器の入れ替えは避けたい」とお考えの企業担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、「固定電話に録音機能を後付けできるのか？」という疑問に答えつつ、実際に後付けする2つの方法と、それぞれの特徴・比較・導入時の注意点までを丁寧に解説します。さらに、配線工事不要・クラウド完結型のおすすめ録音サービスもご紹介。コールセンターや受付業務、インサイドセールスなど、録音ニーズのあるさまざまな業種での活用シーンも掲載しています。
通話の記録・共有・活用をスムーズに始めたい企業様に向けて、最適な手段を見つけていただける内容です。ぜひ最後までご覧ください。
目次
固定電話に録音機能を「後付け」する具体的な方法と選び方
「今使っている固定電話で、通話を録音したい」
あなたは、顧客との大切な会話を記録したい、言った言わないのトラブルを避けたい、社員の電話応対品質を向上させたいなど、さまざまな理由で固定電話の録音を検討しているのではないでしょうか？
結論からお伝えすると、現在お使いの固定電話に録音機能を後付けすることは「可能」です。特別な工事を必要とせず、今ある電話機をそのまま活用できるため、業務への影響を最小限に抑えて導入できます。
実際に、固定電話に録音機能を後付けする方法は大きく分けて2つあります。
- ICレコーダーなどの通話録音専用の機器（ハードウェア）を設置する方法
- クラウド型の通話録音サービスを導入する方法
それぞれの方法には、導入コストや運用のしやすさ、セキュリティ面で異なる特徴があります。この先では、あなたの状況に最適な「後付け」の録音機能を見つけるため、これら2つの方法を詳しく掘り下げてご紹介していきます。特に、工事不要で手軽に導入でき、データ管理も効率化できる「クラウド型通話録音サービス」に焦点を当てて解説します。
固定電話に録音機能を後付けできる2つの方法と特徴
先ほどお伝えしたように、固定電話に録音機能を後付けするには、大きく分けて以下の2つの方法があります。
- 物理的な「通話録音装置（ハードウェア）」を取り付ける方法
- インターネット経由で通話録音を行う「クラウド型サービス」を導入する方法
それぞれの特徴は以下の通りです。
通話録音装置（ハードウェア）を取り付ける方法
録音装置とは、既存の電話機やビジネスフォンの受話器・回線部分に接続して通話内容を記録する専用機器のことです。USBメモリやSDカードなどに録音データを保存するタイプが一般的で、小規模事業者や店舗でも比較的手軽に導入できます。
主な特徴：
- 専用のレコーダー機器を接続
- 工事不要なものが多いが、電話機との相性確認や設置に手間がかかる
- データ保存はローカル（SDカードなど）
ただし、保存・管理の手間や、データ共有・検索性の面で課題がある場合もあります。
クラウド型の通話録音サービスを利用する方法
クラウド型の通話録音サービスは、通話内容をインターネット上に自動で保存し、PCやスマホから簡単に再生・検索・共有ができる仕組みです。電話回線にアダプターをかませるだけで利用できるものもあり、近年はセキュリティやAI文字起こしなどの機能も充実しています。
主な特徴：
- クラウド上に通話を自動保存
- 録音データの検索・再生・共有が容易
- 多拠点・テレワークにも対応しやすい
システムの導入や初期設定には多少の知識が必要ですが、業務効率化や情報資産の活用という面では非常に有効です。
【徹底比較】ハードウェア型 vs クラウド型通話録音サービスのメリット・デメリット
固定電話に録音機能を後付けする「通話録音装置（ハードウェア）」と「クラウド型通話録音サービス」は、それぞれに利点と注意点があります。導入目的や自社の体制に合わせて、どちらがより適しているかを判断することが大切です。
以下の比較表に、それぞれのメリット・デメリットをまとめました。
| 比較項目 | 通話録音装置（ハードウェア） | クラウド型通話録音サービス |
|---|---|---|
| 導入のしやすさ | △ 電話機との相性確認や設置に手間がかかる | ○ 工事不要・最短数日で導入 |
| 録音の信頼性 | ◎ 常時ローカル保存 | ◎ クラウドへ自動保存＋バックアップ |
| 保存容量 | △ SDカードや端末容量に依存 | ◎ 容量無制限または大容量プランも選択可能 |
| データの検索性 | △ 手動操作／確認が手間 | ◎ キーワード検索・フィルタ可 |
| 複数拠点での運用 | △ 各拠点で個別管理が必要 | ◎ インターネット経由で一元管理 |
| セキュリティ対策 | △ 紛失・盗難のリスクがあり | ◎ 暗号化・アクセス制御あり |
| コスト感 | ○ 初期費用のみ（数千〜数万円） | ○月々のサブスク型が多い |
| 録音後の活用 | △ 音声を保存するだけ。分析・共有は手間がかかる | ◎ 文字起こし・要約・共有が可能で業務活用がスムーズ |
| 音質 | △ ノイズが入りやすい | ◎ デジタル録音でクリアな音声。聞き返しやすい |
ハードウェアは「とにかく通話録音だけできればOK」というケースに向いています。一方で、通話内容を社内で活用・共有したい、セキュリティにも配慮したいという場合は、クラウド型サービスのほうが適しているでしょう。さらに音質について、RecACEplusでは、「音声もクリアで操作性も良かった」とのお客様の声を頂いています。
固定電話への録音機能の後付けでクラウド型通話録音サービスを選ぶポイント
クラウド型の通話録音サービスには多くの選択肢がありますが、単に録音できるだけでなく「業務にどう役立つか」「安全に使えるか」という観点で比較・選定することが重要です。
ここでは、オフィスや店舗において特に確認すべきポイントを4つに絞ってご紹介します
セキュリティ対策
通話内容には、顧客情報や機密事項が含まれるケースも多く、情報漏洩のリスクはゼロではありません。クラウド録音サービスを選ぶ際は、以下のようなセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。
- 録音データへのアクセス制御
- 堅牢な環境での保存が行われているか
- データの暗号化がされているか
これらの機能がしっかり整っていれば、クラウドでも安心して利用できます。
また、サービスによってセキュリティについてサポート窓口に相談できるかも確認しておくとよいでしょう。
通話録音の保存容量と保存期間
録音データをどれだけ保存できるか、どれくらいの期間保存されるかも比較すべきポイントです。業種によっては半年以上、あるいは数年分の履歴を保管する必要があるケースもあります。
録音の頻度や保存義務がある業種では、保存要件を満たしているかの確認が必須です。
なお、RecACEplusでは通話録音や文字起こしが1年間保存容量が無制限で対応できます。
詳しくはこちらもご覧ください。
操作性と検索機能
録音して終わりではなく、「誰がいつ何を話したのか」をすばやく確認・共有できることが実用性の鍵です。以下のような操作性や検索機能があると、日々の業務で大きな差が出ます。
- キーワード検索（話した内容の単語で検索可能）
- 話者・日付・通話番号によるフィルタリング
- UIが直感的で、ITに不慣れな社員でも使いやすい設計かどうか
特に通話量の多い部署では、「すぐに探せる」が業務効率を大きく左右します。
導入後のサポート体制
万が一のトラブル時や操作に困ったとき、すぐに対応してもらえるサポート体制があるかは安心材料になります。
- 電話／メールなどのサポート窓口
- 導入時のセットアップ支援やマニュアルの充実
通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。
サポート体制は、サービス提供企業によって異なります。
専門のスタッフが担当することがほとんどですが、もしサポート体制を重視する場合には、保守運用の体制を確認するのがベターです。
固定電話に録音機能を後付けする業界別のメリット
現在の固定電話に通話録音機能を後付けすると、各業界でどのようなメリットや効果があるのでしょうか。ここでは、特定の業界を例に挙げ、通話録音の後付け導入がもたらす具体的なメリットと、その想定される活用シーンを、RecACEplusの導入事例も交えながらご紹介します。
小売業界：お客様対応の均質化とトラブル防止
小売業界では、顧客からの商品問い合わせやクレーム対応が頻繁に発生します。通話録音機能を後付けで導入することで、次のようなメリットが得られます。
クレーム対応の質向上
通話内容が正確に記録されるため、顧客からの苦情や問い合わせの聞き漏らしがなくなり、過去のやり取りを素早く確認できます。これにより、個々の顧客に対する状況把握が容易になり、より迅速かつ適切な対応策を講じることが可能です。最近では、カスハラやクレーム対策の一環で固定電話に録音機能を後付けしたいというニーズが高まっています。詳しくはこちらもご覧ください。
「言った言わない」などのトラブル防止
顧客との会話内容を録音データとして保存することで、誤解や記憶違いによるトラブルを未然に防ぎます。万が一の際には、録音データが対応の証拠として機能し、問題解決をスムーズに進める手助けとなります。
リフォーム会社の声会話の記録が残るので、対応後の確認が楽になりました。サービス改善と従業員教育
顧客の生の声（要望や不満）を録音データから収集・分析することで、商品やサービスの改善点を見つける手助けとなります。また、録音データは従業員の電話応対スキルの向上に向けた具体的な教材としても活用でき、サービス品質全体の底上げに繋がります。
飲食業界：予約・注文ミスの軽減と顧客満足度向上
飲食業界では、電話での予約や注文に関する聞き間違いや伝達ミスが顧客トラブルに発展するケースが少なくありません。通話録音機能を後付けで活用することで、以下のような効果が期待できます。
予約・注文管理の精度向上
顧客の予約内容や注文が正確に録音されるため、聞き間違いや確認ミスが劇的に減少します。これにより、お客様への提供サービスが確実なものとなり、信頼関係の構築に貢献します。
クレーム対応の強化
顧客の苦情を録音データで確認・分析することで、迅速に対応策を見つけやすくなり、顧客満足度の向上にも繋がります。また、録音した音声データを従業員教育に活用することで、電話応対スキルが向上し、顧客満足度を高めるためのスキル強化が可能です。
従業員教育
録音データを活用して、従業員の電話応対スキルを向上させることができます。具体的な対応事例をテキストデータとして使用することで、より効果的なトレーニングが期待できます。
クリニックや病院：患者様との確実な情報共有と信頼関係構築
医療機関では、患者様からの問い合わせや予約、診療内容の確認など、多岐にわたる電話応対が日々行われます。通話録音機能を後付けで導入することで、以下のようなメリットがあります。
患者対応の質向上とミス防止
患者様との重要なやり取り（症状、予約日時、薬の説明など）が正確に記録されるため、聞き漏らしや伝達ミスを防ぎ、より迅速かつ的確な対応が可能になります。言った言わないのトラブル回避にも役立ちます。
医療法人様質の高い情報共有が可能になりました。医療安全への貢献
診療内容に関する説明や指示が確実に録音されることで、患者様との認識齟齬を防ぎ、医療安全の向上に寄与します。また、スタッフ間での情報共有がスムーズになり、連携強化にも繋がります。
スタッフの教育と業務効率化
録音データは、患者様への対応スキルを向上させるための貴重な研修材料となります。特に、複雑な問い合わせや緊急時の対応例を共有することで、スタッフ全体のスキルアップと業務の標準化を促進します。
IT業界：サポート品質の向上とナレッジベースの構築
IT業界では、顧客サポートや技術サポートなど、専門的かつ複雑な問い合わせが頻繁に行われます。通話録音機能を後付けで導入することにより、次のようなメリットが得られます。
サポート品質の均質化と迅速な問題解決
顧客の問い合わせ内容が確実に記録されるため、聞き漏らしや誤解を防ぎ、過去のサポート履歴を素早く参照できます。これにより、問題解決のスピードが向上し、顧客満足度の高いサポート提供に繋がります。
トラブルシューティングの効率化
過去の問い合わせ内容や対応履歴を録音データで確認できるため、類似の問題に対する対応が迅速になります。より効率的なトラブルシューティングプロセスを確立し、顧客の待ち時間を短縮できます。
強固なナレッジベースの構築
顧客サポートの通話記録は、FAQやトラブルシューティングの手順、製品改善のための貴重な情報源となります。録音データを活用して、ナレッジベースを体系的に構築し、対応品質の継続的な向上を図ることができます。
保険業界：コンプライアンス強化と顧客満足度の向上
保険業界では、契約内容の説明やクレーム対応が非常に重要であり、高いコンプライアンス意識が求められます。通話録音機能を後付けで活用することで、以下のようなメリットが期待できます。
契約内容の確認とトラブル防止
顧客との通話内容が正確に記録されるため、契約内容の詳細や条件に関する認識の齟齬を防ぎます。万一、後日トラブルが発生した場合でも、録音データが確かな証拠となり、問題解決を円滑に進めます。
クレーム対応の強化と信頼関係の構築
複雑な保険に関するクレームも、通話を録音することで詳細な状況を把握し、迅速かつ適切な対応が可能になります。透明性の高い対応は、顧客からの信頼を獲得し、長期的な関係構築に貢献します。
厳格なコンプライアンスの遵守
法律や規制に基づく通話記録が求められる場合、録音機能はコンプライアンス維持に不可欠です。顧客との対応履歴を正確かつ透明に記録することで、法規制に基づいた適切な記録管理を実現します。
従業員教育とサービス品質の向上
録音データは、新入社員のトレーニングや既存社員のスキルアップのための実践的な教材となります。具体的な対応例を学ぶことで、顧客サービスの質を向上させ、会社全体のブランドイメージを高めることができます。
コールセンター：オペレーターの教育と業務効率の最適化
コールセンターでは、顧客との通話を効果的に記録し、分析することが、顧客対応の質向上と業務効率化に直結します。通話録音機能を後付けで導入することで、特に以下のメリットが期待されます。
クレーム対策と迅速な問題解決
顧客からのクレームを通話録音で詳細に記録・分析することで、その原因を特定し、迅速な対応策を講じることが可能です。通話内容を簡単に検索・抽出できる機能があれば、問題解決のためのデータ活用がさらに効率化されます。
トレーニングの効率化と応対品質の標準化
録音された通話データは、新入社員のトレーニングや既存オペレーターのスキルアップに非常に有効な教材となります。実際の顧客対応例を通じて学ぶことで、より実践的な教育が可能になり、オペレーター全体の応対品質を均質化できます。
コールセンター様教育研修で過去の会話が役立つので、新人の成長が早まりました。コンプライアンス遵守の強化
法律や規制に基づく通話記録が求められる場合、録音機能はコンプライアンス維持に不可欠です。通話内容のセキュリティも考慮されており、安心してデータを保存できます。
顧客満足度向上とサービス改善
録音データを基に顧客のフィードバックやニーズを詳細に分析することで、製品やサービスの改善点を見つけ出し、顧客満足度を向上させる施策を打つことが可能です。顧客の声を正確に把握し、サービスに反映させることで、顧客満足度の向上に繋がります。
【おすすめ】工事不要で始めるRecACEplusのクラウド通話録音サービス
固定電話に録音機能を後付けしたいけれど、「工事や機器設置が面倒そう」「導入に時間がかかるのでは？」という心配がある方には、クラウド型通話録音サービスRecACEplus（レックエースプラス）がおすすめです。RecACEplusの特徴は、以下の通りです。
- 言った言わない対策
- 電話機そのままでOK（面倒な配線不要）
- 通話録音→文字起こし→要約・共有
- 多拠点対応／通話録音の長期保存
RecACEplusの詳しいサービス内容はこちらからご覧ください。
まとめ：固定電話への録音機能の後付けは目的に合わせて選ぼう
本記事では、固定電話に通話録音機能を後付けする具体的な方法から、それぞれの選び方、そして業界別のメリットまでを詳しく解説しました。
改めて、固定電話に通話録音機能を後付けする方法は、「ハードウェア機器の設置」と「クラウド型サービス」の2つに大別されます。特に、導入の手軽さや運用のしやすさ、そして高度な機能性を重視するなら、クラウド型サービスが最適な選択肢となるでしょう。
クラウド型サービスは、面倒な配線工事が不要で、今お使いの電話機をそのまま活用できる点が大きなメリットです。さらに、録音データの文字起こしや要約、堅牢なセキュリティ対策、長期保存といった機能が充実していれば、日々の業務効率化はもちろん、顧客対応品質の向上、コンプライアンス強化、そして万一のトラブル時の証拠保全にも大きく貢献します。
固定電話に録音機能を加えたいと考えている方は、まずご自身の利用目的やニーズを明確にした上で、クラウド型の導入を検討してみるのがおすすめです。手間なく、安全に、そして効率的に録音を活用できる環境を整え、ビジネスをさらに加速させましょう。
クラウド型通話録音サービス「RecACEplus（レックエースプラス）」は、本記事でご紹介したクラウド型サービスの特長を兼ね備えた、多くの企業で導入実績のあるサービスの一つです。詳細な機能や導入事例、お問い合わせについては、以下のページをご覧ください。
