後付けで固定電話の通話録音をする方法とは？業界別の活用例とサービスを選ぶポイントもご紹介
ビジネスにおける通話録音は、顧客サービスの向上や法的コンプライアンス対応に欠かせない機能です。
特に、固定電話での録音機能は、ビジネス交渉やカスタマーサポート、クレームやカスハラ対応などの場面で重要な役割を果たします。
通話録音機能がない固定電話でも後付けの録音機能を導入すれば、録音音声データを活用して「言った言わない」などトラブル防止や業務改善が可能です。
しかし、「低コストで簡単に録音機能を追加したい」「「導入後もサポートがしっかりしているか」「コンプライアンス対応に活用できるか」など、多くの企業が導入に際し疑問を持っています。
そこで本記事では、固定電話に後付けで録音機能を追加する方法と、各業界での活用例、さらに録音機能を選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。
目次
固定電話に通話録音装置を後付けする方法
固定電話の通話録音を後付けで実現する方法は、大きく分けて「受話器と録音装置を直接接続する方法」と「クラウド型通話録音サービスを導入する方法」の2つに分けられます。
それぞれの方法には利点があり、目的やビジネスのニーズに合わせて最適な選択肢を選ぶことが重要です。
受話器と録音装置を直接接続する方法
簡単に接続できる反面、配線が煩雑になるデメリットがあります。
- メリット：簡単な操作で導入が可能です。受話器と録音装置を物理的に接続するだけで、特別な設定は不要。
- デメリット：配線が複雑になることがあり、デバイス自体がかさばる場合もあります。また、電話の種類によっては接続できないケースもあるため、事前に互換性を確認する必要があります。
例えば、ICレコーダーが代表的ですが、録音のたびに手動でスイッチを押すなどの操作が必要になり、通話録音を取り損ねてしまうことも発生します。
クラウド型通話録音サービスを導入する方法
録音機器を電話回線に挟む形で設置します。一見難しそうに聞こえますが、電話不要で簡単に取り付けることができます。サービスによっては高音質な音質や長時間の録音、さらには録音音声のテキスト化機能まで利用することができます。
- メリット：録音の音質が良く、通話内容をクリアに残すことが可能です。また、通話の録音だけでなく、録音データをテキスト化する機能が備わっている機器もあります。
- デメリット：通話録音以外の複雑な機能がついているサービスやその分費用が高くなる場合がある。
通話録音サービスのRecACEは、通話録音に特化した機能を提供しています。録音した内容はスマートフォンやパソコンからいつでも確認できるため、非常に便利です。工事も不要なので手軽に通話録音を実現したい法人や企業、店舗に最適なサービスです。
後付けの通話録音装置を選ぶポイント
録音装置を選ぶ際に注目すべき点は、コストだけではなく、セキュリティや音質、そしてサポート体制などです。
特に、ビジネス用途では録音データが顧客とのやり取りや取引先との重要な証拠となることが多いため、信頼できる機能を備えた装置を選ぶことが必要です。
セキュリティ
通話録音データには、個人情報やビジネス上の機密情報が含まれる場合があります。そのため、録音データのセキュリティ対策が重要です。録音データへのアクセスを制限し、不正アクセスを防止する機能が備わっているかを確認することが大切です。
保存容量
録音データの保存容量は、録音時間や音質によって大きく異なります。企業の規模や通話頻度に応じた十分な保存容量を確保する必要があります。特に、長時間の通話や大量の通話を扱う業界では、保存容量が大きな決め手となります。
音質
通話録音の音質は、確認や証拠として利用する際に重要なポイントです。そのため、録音音質が十分に良いかどうかを確認することが重要です。
録音音質は、録音機の性能や録音設定によって異なります。録音音質を重視する場合には、録音機の性能や録音設定を確認しましょう。
サポート体制
通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。サポート体制は、メーカーや製品によって異なります。サポート体制を重視する場合には、メーカーや製品のサポート体制を確認しましょう。
RecACEでは、専用のサポート窓口が用意されており、通話録音のトラブルがあった時も安心してご利用いただけます。
機能
ビジネスのニーズに応じて、録音装置に求められる機能は異なります。例えば、ICレコーダーのように手動での録音なのか、録音データを自動的にクラウドに保存したり、AIを活用して録音内容を文字起こしする機能など、業務効率化に役立つ機能があるかを確認しましょう。
上記のポイントを押さえておけば、後付けの通話録音機能を選ぶ際に失敗するリスクを減らすことができます。
クラウド型通話録音サービスを選ぶ方法
次に、クラウド型通話録音サービスを導入する方法について詳しく見ていきましょう。クラウド型のサービスでは、オフィス内に物理的な録音装置を設置する必要がなく、録音データをクラウド上で一元管理できるため、より柔軟かつ効率的に録音データを活用することができます。
導入の手軽さ
インターネット接続環境があれば、即座にサービスを利用開始でき、特別な機器の設置や工事が不要です。サービス提供者からアカウントやIDが発行されるだけで、すぐに利用できます。
保存容量の拡張性
クラウド上にデータを保存するため、オンプレミスの設備に比べて保存容量が無制限に近い形で拡張可能です。また、保存期間や同時録音可能な通話数もサービスによって柔軟に設定できます。
クラウド型通話録音サービスを選ぶポイント
クラウド型サービスを選ぶ際も、セキュリティや保存容量、課金体系、音質、サポート体制など、いくつかのポイントを確認する必要があります。
セキュリティ
クラウド上での録音データ管理はセキュリティが重要です。不正アクセスを防止する対策や、堅牢なデータセンターでの保存が行われているかを確認することが求められます。
保存容量
クラウド型通話録音サービスの場合、オンプレミスで録音装置を設置することに比べて、機器のデータ保存容量は大きいことがほとんどです。
ただし、クラウド利用のため、保存したファイルの容量の分だけ従量課金される仕組みが多いです。また、ベンダー側がコストを負担することから、録音データの保存期間も短めに設定されていることもあります。
録音データの保存期間や、保存容量、そして同時に録音できる通話数（ch数）なども考慮して、最適なサービスを選ぶのがポイントです。
課金体系
クラウド利用の場合、保存容量や保存期間によって従量課金されることが多いため、コストにも注意が必要です。
RecACEの場合は、月々8500円で保存容量が5年間無制限でご利用いただけます。保存容量と料金が自社にとって見合っているかも検討することをおすすめします。
音質
通話録音の音質は、確認や証拠として利用する際に重要なポイントです。
録音音質は、クラウド型通話録音サービスの場合、設置する機器の性能によって異なる場合がございます。Web上から録音データを確認しますが、インターネット回線の通話が基本的に支障ないように、データの音質は聞き取りするには問題ないレベルになることが標準的です。
サポート体制
通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。サポート体制は、サービス提供企業によって異なります。専門のスタッフが担当することがほとんどですが、もしサポート体制を重視する場合には、保守運用の体制を確認するのがベターです。
機能
クラウド型の通話録音サービスには多様な機能があります。通話録音機能のみが必要な場合は、シンプルな料金体系を選ぶことが大切です。また、複数の固定電話を使用する際は、電話番号に応じた料金体系を確認しましょう。
RecACEでは、8ch以内であれば電話番号が増えても料金は変わりません。ビジネスシーンや用途によって必要な機能は異なるため、必要な機能が備わっているか、オーバースペックでないかを確認することが重要です。
上記のポイントを押さえておけば、クラウド型の通話録音サービスを選ぶ際に失敗するリスクを減らすことができます。
業界別：通話録音のメリットと活用例
各業界において通話録音サービスはどのように活用できるでしょうか。いくつかの業界別に通話録音サービスRecACEを活用した場合の効果やメリットを挙げてみます。
小売業界での活用例
小売業界では、顧客からの商品問い合わせやクレーム対応が頻繁に発生します。通話録音サービスを導入することで、次のようなメリットが得られます。
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クレーム対応の質向上
RecACEの自動録音機能により、顧客からの苦情や問い合わせが正確に記録されます。さらに、文字起こし機能を利用して録音データをテキスト化することで、クレーム対応の迅速化が可能です。過去のやり取りを一元管理することで、特定の顧客との会話内容やクレームに対する適切な対応策を即座に確認できます。
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トラブル防止
「言った言わない」などのトラブルを未然に防ぐため、録音データを保存しておくことで、対応の証拠として利用できます。RecACEは親機や子機などのビジネスフォンにも簡単に接続可能で、発着信の全てを確実に記録するため、顧客対応の精度が上がります。
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サービス改善
顧客の声を分析し、商品やサービスの改善点を見つける手助けとなります。文字起こしデータを活用することで、具体的な改善点を効率的に抽出することが可能です。
飲食業界での活用例
飲食業界では、予約や注文に関するトラブルが起こりがちです。通話録音サービスを活用することで、以下のような効果が期待できます。
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予約管理の精度向上
顧客の予約内容や注文が録音されるため、聞き逃しや確認ミスが減少します。RecACEの全通話自動録音やAI自動文字起こし要約により、予約内容も自動でアプリで一元管理され、正確な確認が可能です。
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クレーム対応の強化
顧客の苦情を録音・文字起こしすることで、迅速に対応策を見つけやすくなり、顧客満足度の向上にも繋がります。また、録音した音声データを従業員教育に活用することで、電話応対スキルが向上し、顧客満足度を高めるためのスキル強化が可能です。
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従業員教育
録音データを活用して、従業員の電話応対スキルを向上させることができます。文字起こしされた通話内容を教材として使用することで、具体的な対応事例を共有しやすくなります。
クリニックや病院での活用例
医療機関では、患者からの問い合わせや予約、診療内容の確認など、多岐にわたる電話応対が必要です。通話録音サービスを導入することで、以下のようなメリットがあります。
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患者対応の向上
RecACEの録音データを活用して、過去のやり取りを簡単に確認できるため、迅速かつ的確な対応が可能です。特に、患者の症状や診療に関する重要な情報をボイスメモとして記録し、後で再生することで漏れのない診療が実現できます。
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伝達ミスの防止
患者からの指示内容や要望を確実に記録するため、すべての通話を自動で録音できるサービスの導入が不可欠です。RecACEなら全通話自動録音やAI自動要約機能をアプリやメールで簡単に管理し、スタッフの間での情報共有がスムーズに行えます。
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スタッフの教育
録音データを基に、スタッフの対応スキルを向上させるための研修材料として活用できます。具体的な事例を文字起こしデータで提供することで、教育効果が高まります。
IT業界での活用例
IT業界では、顧客サポートや技術サポートなど、専門的な問い合わせが頻繁に行われます。通話録音サービスの導入により、次のようなメリットが得られます。
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サポート品質の向上
RecACEを使用することで、顧客の問い合わせ内容が確実に記録されます。録音された通話データをAIで文字起こしし、担当者が迅速に過去のサポート内容を検索することができ、問題解決のスピードが上がります。
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トラブルシューティングの効率化
過去の問い合わせ内容を参照することで、類似の問題に対する対応が迅速になります。文字起こしデータを活用して、問題解決の手順を迅速に見つけることが可能です。
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ナレッジベースの構築
過去のサポート対応をまとめ、FAQやトラブルシューティングの手順として共有できます。録音データや文字起こしデータを活用することで、情報を体系的に整理し、品質向上のためのナレッジベースを構築しやすくなります。
保険業界における通話録音の活用例
保険業界では、契約内容の説明やクレーム対応が非常に重要です。通話録音サービスを活用することで、以下のようなメリットが期待できます。
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契約内容の確認
RecACEの自動通話録音とAI要約機能により、顧客との通話内容が記録され、後日トラブルが発生した際にも、録音データが確かな証拠となります。契約内容の詳細や条件の確認が確実に行えるため、顧客との信頼関係が強化されます。
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クレーム対応の強化
保険に関するクレームは複雑で多岐にわたることが多いため、通話を録音することで、詳細な対応が可能になります。録音データを文字起こしすることで、対応策を迅速に見つけることができます。
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コンプライアンスの遵守
保険業界ではコンプライアンス遵守が不可欠です。RecACEの録音データは、顧客との対応履歴を透明かつ正確に記録し、法規制に基づいた記録管理を実現します。録音データはAWS上のクラウドに安全に保管され、メール機能との連携も可能です。
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従業員教育
録音データを使用して、新人社員のトレーニングやスキル向上に役立てることができます。具体的な対応例を学ぶことで、顧客サービスの質を向上させることができます。文字起こしデータを教材として活用することで、効果的なトレーニングが可能になります
コールセンターでの活用例
コールセンターでは、顧客との通話を効果的に記録し、分析することが求められています。特に、顧客対応の質を向上させるために、通話録音は重要な役割を果たします。
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クレーム対策
録音機能を使えば、顧客からのクレームを詳細に記録することができます。この情報を基に、その原因を分析し、迅速に対応策を講じることが可能です。RecACEでは、通話内容を簡単に検索・抽出できるため、問題解決のためのデータを迅速に利用できる利点があります。
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トレーニングの効率化
録音された通話や通話文字起こしで新入社員のトレーニングに活用することで、リアルな顧客対応の事例を学ぶことができます。
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コンプライアンスの遵守
法律や規制に基づく通話記録が求められる場合、録音機能はコンプライアンスの維持に重要です。RecACEでは、通話内容のセキュリティも考慮されており、安心してデータを保存できます。
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顧客満足度の向上
録音データを基に顧客のフィードバックを分析することで、製品やサービスの改善点を見つけ出し、顧客満足度を向上させる施策を打つことが可能です。RecACEのAI自動文字起こしされたテキストデータを活用すれば、顧客のニーズをより正確に把握できます。
これらの業界ごとの活用例を通して、RecACEでは、企業のニーズに応じた柔軟な対応を提供します。録音機能だけでなく、文字起こしや要約機能を活用し、企業の効率化や業務改善、顧客満足度の向上に役立ちます。
まとめ
固定電話の通話録音は、後付けの通話録音装置やクラウド型サービスの導入によって実現できます。各業界のニーズに合わせて最適な方法を選ぶことで、業務効率の向上やトラブル防止、さらには顧客満足度の向上に繋がるでしょう。録音データのテキスト化や分析機能を活用し、ビジネスの成長をサポートすることが可能です。
特に通話録音サービスRecACEは、容量無制限で低コストな自動録音機能やAI自動文字起こし・要約のサービスを提供しています。
言った言わない対策
RecACEは、固定電話の自動通話録音機能により、「言った」「言わない」のトラブルや聞き漏らしを解決します。また、通話録音はスマートフォンやパソコンからいつでも確認でき、これによりビジネスフォンでの応対に関する問題を未然に防ぐことができます。
AIによる文字起こし・要約機能
通話内容を全て聞き直す必要がなく、AIが重要な通話を自動的に要約します。必要な情報を素早く把握し、迅速な対応が可能です。
複数拠点での一括管理
複数の拠点から通話内容を一括管理できます。これにより、予約や問い合わせ管理が効率的に行えるほか、トラブル発生時の対応ツールとしても利用できます。
通話録音に関するご相談があれば、お気軽にお問い合わせください。
