後付けで固定電話の通話録音をする方法とは？サービスを選ぶポイントもご紹介
固定電話の通話録音は、ビジネスシーンにおいて重要な機能のひとつです。顧客との商談内容や取引先とのやりとりを録音しておけば、後から確認や証拠として利用することができます。従業員の応対品質向上のための教育にも活用できるでしょう。
固定電話の通話録音には、大きく分けて2つの方法があります。
1つは、通話録音装置を後付けする方法です。通話録音装置を電話機やPBX（主装置）に接続することで、通話を録音することができます。
もう1つは、通話録音サービスを導入する方法です。クラウド型の通話録音サービスに申し込むことで、電話機の設定や録音専用装置の設置をすることなく、通話を録音することができます。
この記事では、この2つの方法について、それぞれのメリットやデメリットを解説していきます。
通話録音装置を後付けする方法
通話録音装置を後付けする方法は、いくつかの種類がございます。
まず、受話器と直接接続する方法です。
専用のアダプタが電話機と受話器の間を介する構成になります。デメリットとしては、通話の際にアダプタのコードが邪魔になることです。電話機の周りで配線が少し雑になってしまう点です。
それから、電話回線と電話機の間に録音装置を設置する方法がございます。
通話録音装置に電話回線を繋げて、通話録音装置から伸びた回線を電話機やPBXに接続する方法です。
通話録音装置の種類によっては、録音の音質や録音時間、さらにはテキスト化サービスなど、さまざまな機能をカスタマイズすることができます。
しかし、通話録音装置を設置するためには、電話機やPBXの周りにスペースが必要です。また、通話録音装置の電源の準備も必要になります。
ハードウェア装置の値段や設置費用、工事費用も高く、運用後の保守費用もかかるため、コストが高いのがデメリットになります。
後付けの通話録音装置を選ぶポイント
セキュリティ
通話録音データは、機密情報を含む可能性もあります。そのため、録音データのセキュリティ対策がしっかりとされているかどうかを確認することが重要です。
録音データ閲覧の権限管理や、不正アクセス防止などのセキュリティ対策がされているものは十分なセキュリティが確保されていると言えます。
保存容量
通話録音データは、録音時間や音質によって大きくファイルサイズが異なります。そのため、録音データの保存容量が十分にあるかどうかを確認することが重要です。
録音データの保存期間や、同時に録音できる通話数（ch数）なども考慮して、必要な保存容量を検討しましょう。
音質
通話録音の音質は、確認や証拠として利用する際に重要なポイントです。そのため、録音音質が十分に良いかどうかを確認することが重要です。
録音音質は、録音機の性能や録音設定によって異なります。録音音質を重視する場合には、録音機の性能や録音設定を確認しましょう。
サポート体制
通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。サポート体制は、メーカーや製品によって異なります。サポート体制を重視する場合には、メーカーや製品のサポート体制を確認しましょう。
機能
後付けの通話録音機能には、さまざまな機能が搭載されています。そのため、必要な機能が最低限備わっているかどうかを確認することが重要です。
必要な機能は、ビジネスシーンや用途によって異なります。必要な機能が備わっているかどうかを、しっかりと確認しましょう。
上記のポイントを押さえておけば、後付けの通話録音機能を選ぶ際に失敗するリスクを減らすことができます。
クラウド型通話録音サービスを導入する方法
クラウド型通話録音サービスとは、クラウド上に録音データを保管できるシステムです。
録音データがクラウド上にあるため、スマートフォンやPCからWebブラウザを介してシステムから録音データを確認することができます。
クラウド型通話録音サービスを導入する際、オフィスに通話録音装置を設置する必要がありません。オンプレミス環境ではないため、機器やシステムの保守費用も抑えることができます。電話機やPBXの周りにスペースを空ける必要もありません。
クラウド型通話録音サービスを導入する方法は録音装置の設置よりも明確で簡単です。サービス提供企業に申し込みをすることで、必要な機器とサービスのID・パスワードが発行されて利用開始できます。
クラウド型通話録音サービスを選ぶポイント
セキュリティ
後付けの通話録音装置と同様に、クラウド型通話録音サービスの利用においてもセキュリティは重要です。
録音データ閲覧の権限管理や、不正アクセス防止などのセキュリティ対策がされているものは十分なセキュリティが確保されていると言えます。また、堅牢なクラウド環境を用いたサービスかどうかも選定基準になります。
保存容量
クラウド型通話録音サービスの場合、オンプレミスで録音装置を設置することに比べて、機器のデータ保存容量は大きいことがほとんどです。
ただし、クラウド利用のため、保存したファイルの容量の分だけ従量課金される仕組みが多いです。また、ベンダー側がコストを負担することから、録音データの保存期間も短めに設定されていることもあります。
録音データの保存期間や、保存容量、そして同時に録音できる通話数（ch数）なども考慮して、最適なサービスを選ぶのがポイントです。
音質
通話録音の音質は、確認や証拠として利用する際に重要なポイントです。
録音音質は、クラウド型通話録音サービスの場合、設置する機器の性能によって異なる場合がございます。Web上から録音データを確認しますが、インターネット回線の通話が基本的に支障ないように、データの音質は聞き取りするには問題ないレベルになることが標準的です。
サポート体制
通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。
サポート体制は、サービス提供企業によって異なります。カスタマーサクセスが担当することがほとんどですが、もしサポート体制を重視する場合には、保守運用の体制を確認するのがベターです。
機能
クラウド型の通話録音サービスには、さまざまな機能が搭載されています。
既存の電話番号を変えて良い場合は、クラウドPBXの利用も検討に入るでしょう。一方で、通話録音機能のみが必要な場合は、シンプルな機能に応じた料金のシステムを選定することが重要です。
電話業務において必要な機能は、ビジネスシーンや用途によって異なります。業務を進める際に必要な機能が備わっているか、オーバースペックでないかの確認は重要です。
上記のポイントを押さえておけば、クラウド型の通話録音サービスを選ぶ際に失敗するリスクを減らすことができます。
まとめ
固定電話の通話録音をする方法は、2つご紹介しました。通話録音装置を後付けする方法と、クラウド型通話録音サービスを導入する方法です。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあるため、自社のニーズに合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。
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通話録音に関するお悩みがございましたらお気軽にお問い合わせください。
