【横浜市南戸塚地域ケアプラザ様】AI文字起こしと自動要約で、電話記録の負担を軽減し業務の質を平準化
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横浜市南戸塚地域ケアプラザ様では、地域包括支援センターとして多くの電話相談業務を行っており、受話器を片手に記録を取る作業の負担が大きな課題となっていました。以前は外付けICレコーダーを使用していましたが、相手の声しか録音できないなど仕様上の問題があり、録音忘れも頻発。RecACEplusの導入により、AI文字起こし機能による記録作業の効率化と、AI要約による客観的で質の高い記録を実現しました。今回は、施設全体を管理する所長様に、導入の経緯から実際の効果、今後の期待まで詳しくお話を伺いました。
RecACEplus導入前の課題
- 受話器を片手に持ちながら手書きやPC入力する記録作業の負担
- 外付けICレコーダーは相手の声しか録音できない仕様上の問題
- 録音忘れが発生
- 記録の正確性の担保が難しい
横浜市南戸塚地域ケアプラザ様では、地域包括支援センターとして相談業務が中心を占めており、特に電話での相談対応が非常に多い状況でした。
「相談業務が中心で、特に電話での相談が多いため、受話器を片手に持ちながら手書きやPCで記録を取る作業に大きな負担がありました」
所長様は当時の課題をそう振り返ります。介護・福祉の現場では相談内容を正確に記録することが極めて重要ですが、電話をしながらの記録作業は聞き逃しのリスクがあり、相談者への対応に集中することが難しい状況でした。また、以前使用していた外付けICレコーダーも、相手の声しか録音できない仕様上の問題や録音忘れといった課題があり、既存の録音方法には大きな限界がありました。
このような背景から、RecACEplusに興味を持ち、電話業務の改善に向けた取り組みを開始されました。
RecACEplus導入の決め手
- デモで体感した「要約機能」の魅力
- AI文字起こし機能による介護記録への転記活用への期待
- 通話内容の聞き逃し防止と再確認の容易さ
- 客観的な記録による記録の質の平準化
横浜市南戸塚地域ケアプラザ様がRecACEplusを選択された最大の決め手は、「AI要約機能」でした。
「録音のみのプランでも課題はありませんでしたが、デモでRecACEplusの要約機能を知り、それが大きな魅力となって導入の決め手になりました」
当初は録音機能のみを利用していましたが、デモンストレーションで「RecACEplus」の要約機能を体験したことで、その可能性に大きな期待を寄せることになりました。
AIによる文字起こしと要約機能により、通話内容をコピー&ペーストで介護記録に活用でき、日々の記録業務が効率化されること、また、文字起こしされた記録で自身の記憶と内容を確認でき、聞き逃しが許されない相談業務において正確性を担保できることも高く評価されました。
さらに、AIが記録をまとめることで、担当者の主観に左右されない客観的な記録が残せる点も重要なポイントでした。誰が対応しても一定の質を保った記録を残せることは、組織全体の業務品質向上につながると期待されました。
RecACEplus導入後の効果
- 期待値通りの業務効率化を体現
- 正確な記録が残っていることで得られた安心感
- 外出時でも電話内容を確認可能
- チーム全体での情報共有がよりスムーズに
RecACEplus導入後、横浜市南戸塚地域ケアプラザ様では、電話相談業務における大きな変化を実感されています。最も大きな効果は、通話内容のAI文字起こしによる業務効率の向上です。
「通話内容がテキスト化されるため、その内容をコピー&ペーストして介護記録などに活用しています。多少の変換ミスはあるものの、辞書登録などを組み合わせながら、業務のベースとして十分に役立っています。通話後にテキスト化された記録を見て、自身の記憶と内容が一致しているか確認できる点も非常に有用です」
聞き逃しが許されない相談業務において、記録の正確性を担保する上で大きな安心感を得られています。
AIによる要約機能は、記録の質の平準化に貢献しています。担当者の主観に左右されない客観的な記録が残せるため、誰が対応しても一定の質を保つことができ、介護・福祉の現場においてサービスの質を担保する上で非常に重要な効果といえます。
加えて、外出時でも電話内容を確認できるようになり、チーム全体での情報共有がスムーズになりました。
今後の展望とRecACEplusへの期待
- 要約のボリューム調整機能への期待
- 会話特有のニュアンスを反映するAI文字起こしの精度向上
- 複数拠点での展開による組織全体での業務改善
現在、RecACEplusの要約機能やAI文字起こし機能を日々の業務で有効活用されている横浜市南戸塚地域ケアプラザ様。さらなる業務効率化に向けて、相談内容の複雑さに応じて要約のボリュームを調整できる機能や、会話特有のニュアンスをより正確に反映するAI文字起こしの精度向上など、今後の機能拡張に期待を寄せておられます。
また、現在進めている複数拠点での導入展開により、法人全体での情報共有と業務標準化が進むことで、組織全体でのさらなる業務改善効果が期待されています。
RecACEplusは、こうした現場の声を大切にしながら、AI技術の進化とともにサービスの向上に取り組んでいます。横浜市南戸塚地域ケアプラザ様の導入事例は、介護・福祉業界における電話業務改善のモデルケースとして、今後も注目されていくことでしょう。
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