【学校法人セムイ学園 東海医療科学専門学校様】「言った言わない」トラブルを解消！専門学校が実現した電話対応の証跡化と業務効率化

教育業

更新日:2026年02月03日

名古屋市を中心に医療・福祉系の専門教育を行う学校法人セムイ学園 東海医療科学専門学校様。受験生や保護者からの問い合わせ対応、実習先医療機関との調整業務において、「言った言わない」のトラブル防止と情報共有の効率化が課題となっていました。今回は、通話録音・AI文字起こし＆要約サービスの「RecACEplus」を導入された営業部のご担当者様に、導入の経緯から実際の活用方法、そして今後の展望まで詳しくお話を伺いました。

導入企業様のご紹介
学校法人セムイ学園 東海医療科学専門学校

https://www.tokai-med.ac.jp/

• 業種：学校教育 専門学校(医療系)
• 従業員数：常勤 約70名
• ご担当者様の業務内容：広報活動、入学希望者お問合せ窓口

RecACEplus導入前の課題

東海医療科学専門学校様の営業部では、入学を検討している受験生や保護者からの問い合わせ対応が日々の重要な業務となっています。入学試験や学費、入学金など、金銭や将来に関わる重要な問い合わせが多く寄せられるため、口頭での回答が後々のトラブル、いわゆる「言った言わない」の問題に発展することを防ぐための会話証跡が必要とされていました。

また、医療系専門学校という特性上、学生の実習先となる病院や施設との電話連絡が頻繁に発生します。施設名や実習期間など、細かく複雑な情報の聞き取りが多く、手書きメモだけでは聞き間違いや記録漏れのリスクがありました。

「入学試験や学費に関する問い合わせは、受験生やご家族の将来に直結する重要な内容です。正確な情報をお伝えし、その記録を残すことが必要でした」

さらに、入学シーズンである10月から3月にかけては問い合わせが集中し、電話対応後のメモ作成や記録業務が大きな負担となっていました。通話内容を手書きでメモし、後からまとめ直す作業には時間がかかり、本来の業務に支障をきたすこともありました。

加えて、入学後も問い合わせが続くことがあり、最長で1年以上前の対応内容を確認する必要があるケースも存在しました。長期にわたる履歴を正確に保持し、必要な時にすぐ参照できる仕組みが求められていました。

こうした課題を解決し、業務の正確性と効率性を向上させるため、通話録音とAI文字起こし機能を備えたシステムの導入が必要とされていました。

RecACEplus導入の決め手

複数のサービスを比較検討した結果、RecACEplusが選ばれた理由は大きく4つあります。

1つ目は、直感的な操作性です。
営業部の皆さまは、PCのWeb版を主に使用するそうですが、スマートフォンでも確認ができるなど、PCとスマートフォン両対応が可能で、どちらのインターフェースも使いやすそうだった点が評価されました。誰でも直感的に利用できることは、部署全体で活用する上で重要なポイントでした。

2つ目は、AI文字起こし機能が標準搭載されている点です。
録音を聞き返すだけでなく、テキスト化された内容を活用することで、手書きメモから通話記録をまとめ直す作業の工数が大幅に削減できると考えました。この機能により、電話対応後の記録作業が効率化されることが期待されました。

3つ目は、長期保存とコストパフォーマンスです。
入学後の問い合わせ対応など、1年以上前の通話記録を確認する必要が生じるケースもあるため、365日以上の長期保存が可能であることは必須条件でした。

「録音を確認するタイミングが最長で1年以上前の場合もあり、長期の保存期間が必要でした。365日の保存ができることが魅力でした」

4つ目は、従量制や別途通話料がかかるものではなく、固定料金制でコストが読みやすい点も導入の決め手となりました。予算管理がしやすく、安心して長期利用できることが評価されました。

RecACEplus導入後の効果

RecACEplusの導入により、東海医療科学専門学校様では業務の正確性と安心感が大きく向上しました。

最も大きな効果は、通話内容が証跡として残ることによる心理的負担の軽減です。誤解や認識違いのリスクが減少し、スタッフが安心して電話対応に臨めるようになりました。

AI文字起こし機能の精度は想像以上に高く、通話内容の要点整理や確認工数が大幅に削減されました。医療用語や入試関連の専門用語も正確にテキスト化されるため、記録作業の負担が軽減されています。

「留守電の可視化により時間外対応が効率化しました。ここは当初そんなに期待していない部分でしたが、実際に活用するととても便利で重宝しています」

また、留守番電話の可視化機能は期待以上の効果をもたらしました。営業時間外にかかってきた問い合わせの内容を翌朝すぐに確認でき、優先順位をつけて対応できるようになったことで、時間外対応の効率が向上しました。

部署内での情報共有もスムーズになり、担当者不在時でも他のスタッフが過去の対応履歴を確認できるため、受験生や保護者への継続的なサポートや振り返りが可能になりました。チーム全体での対応品質の均一化にも貢献しています。

さらに、実習先の医療機関との複雑な調整業務においても、施設名や期間などの細かい情報を正確に振り返ることが可能になり、聞き間違いや記録漏れによるトラブルが大幅に減少しました。

通話内容を後から確認できる安心感により、スタッフは目の前の対応に集中できるようになり、全体的な業務品質の向上につながっています。

今後の展望とRecACEplusへの期待

東海医療科学専門学校様では、RecACEplusの活用をさらに発展させ、教育・ナレッジの蓄積に役立てていく方針です。

具体的には、蓄積された通話データや回答例を元にFAQ(Q&A集)を作成し、新人教育や対応品質の均一化に活用する計画があります。よくある質問と適切な回答例を体系化することで、スタッフの育成期間を短縮し、誰もが一定水準以上の対応ができる環境を整備していきます。

データの長期保持についても、オプションを活用した2〜3年分のデータ保持を視野に入れており、より詳細な分析や長期的な傾向把握に役立てる予定です。これにより、問い合わせ内容の変化や受験動向の分析にも活用できると期待されています。

さらに、回線ごとの閲覧権限分離などの機能要望を出しつつ、他拠点への展開も検討しています。RecACEplusを通じて、学園全体での情報共有と業務効率化を推進し、受験生や保護者により良いサービスを提供できる体制を目指しています。

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株式会社アセンド

RecACEplus公式オウンドメディアは、AIを活用した通話録音システム「RecACEplus」を開発・提供する株式会社アセンドが運営しています。
長年にわたり電話業務や業務改善に携わってきた知見を活かし、本メディアでは、AIによる通話録音の文字起こし・要約・情報共有などを通じて、電話対応の効率化やトラブル防止に役立つ情報をわかりやすくお届けします。