【テンプレートあり】電話の伝言メモを簡単に残す方法とは？効率的な書き方や便利ツールも紹介
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「お電話ありがとうございます！」と受話器を置いた後、毎回「あれ、何て伝えたらいいんだっけ…」と電話メモに悩んでいませんか？
口頭で伝言すると、大事な用件が抜けてしまったり、ニュアンスがうまく伝わらなかったり。「言った・言わない」のトラブルにつながることも少なくありません。
この記事では、そんな電話メモの悩みを解決する、簡単に・正確に・効率よく残す方法を徹底解説します。
メモに必ず書くべき情報から、誰にでも伝わるわかりやすい書き方、手書きでも使えるテンプレート活用術まで、あなたの電話対応を劇的に変えるノウハウをご紹介。この記事を読めば、もう電話メモで迷うことはありません。
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目次
電話メモとは？基本の役割と種類
電話メモとは、電話で受けた内容を正確に記録し、関係者へ伝えるためのメモです。
ビジネスにおいては、口頭で受けた情報をそのままにしてしまうと「言った・言わない」のトラブルや、重要な連絡の抜け漏れが発生しかねません。そのため、電話対応を行う際は必ずメモを残すことが基本とされています。
なぜ正しく電話メモを残すことが重要か
電話メモを正しく残すことは、業務の正確性と効率性を大きく左右します。
情報漏れや誤伝達を防げる
名前・日時・要件などを正確に記録しておくことで、折り返しや引継ぎの際にミスを防げます。
| 電話メモの種類 | 主な役割 |
|---|---|
| 伝言メモ | 電話に出られなかった相手へ「誰から」「どのような用件で」連絡があったのかを伝える。 |
| 連絡メモ | 単なる伝言ではなく、業務上の細かい連絡事項を残し、情報共有や案件管理に役立てる。 |
| 受付メモ | 問い合わせや予約などを受け付けた際に記録し、顧客対応の正確さを担保する。 |
| 引継ぎメモ | シフト交代や担当変更の際に、電話で受けた内容を次の担当者へ確実に伝える。 |
顧客満足度が向上する
電話対応の品質は企業イメージに直結します。しっかりとしたメモを残すことで、スムーズな対応が可能になり、顧客満足度が向上します。
| 重要性 | メリット |
|---|---|
| 情報漏れ・誤伝達防止 | 名前・日時・要件などを正確に記録し、折り返しや引継ぎの際のミスを防げます。 |
| 顧客満足度向上 | しっかりとしたメモで、スムーズな対応が可能になり、企業イメージが向上します。 |
| 業務の生産性向上 | 口頭での引継ぎよりメモの方が時間の無駄を削減でき、特に複数人での効率化につながります。 |
業務の生産性が上がる
口頭での引継ぎよりも、メモとして残す方が時間の無駄を削減できます。特に複数人で業務を回している場合、統一した電話メモがあると効率的です。
電話伝言メモを簡単に残すポイント
「電話メモは大事だとわかっているけれど、どう残すのが正解？」と迷う方も多いのではないでしょうか。ここでは、誰でも簡単に、かつ正確に残せる電話伝言メモのコツを紹介します。
| 必須情報 | 内容 |
|---|---|
| 日時 | いつの電話かを明確にし、後からの確認を容易にします。 |
| 発信者情報 | 会社名・部署名・担当者名・電話番号は必ず記録します。 |
| 用件 | 折り返し希望なのか、伝言のみなのかを明確に書きます。 |
| 対応者 | 電話を受けた自分の名前を記載し、トラブル防止に役立てます。 |
メモに必ず書くべき情報（日時、発信者、用件など）
電話メモで大切なのは、必要最低限の情報を漏れなく残すことです。具体的には、日時、発信者情報（会社名・氏名・連絡先）、用件、対応者の4点を押さえましょう。
わかりやすく伝わるメモの書き方
電話メモは「誰が読んでもすぐ理解できる」ことが重要です。簡潔に箇条書きでまとめ、主語を明確にし、「至急」などの重要部分は目立たせることを意識しましょう。メモはあくまで「引継ぎ用の情報」なので、シンプルかつ正確に残すことを意識しましょう。
「電話対応のメモが追い付かない」とお悩みの方は、こちらもご覧ください。
手書きでもデジタルでも使える整理法
状況に応じて整理法を工夫しましょう。
・手書きメモの場合
専用の伝言メモ用紙を使い、ファイルやボックスに時系列で整理します。
・デジタルメモの場合
PCやスマホの共有ツールに記録し、検索機能で過去のやり取りを探せるようにします。
電話対応メモの効率化テクニック
「毎回きれいに書くのは時間がかかる…」という悩みを解決するためには、フローの見直しやテンプレートの活用がポイントです。
受けた電話をすぐに記録するフロー
受話器を置いたらすぐにメモを書くフローを習慣化しましょう。
| 効率化フロー | 実施内容 |
|---|---|
| フロー1 | 電話を受けながら要点だけを箇条書きに残す。 |
| フロー2 | 電話が終わったらすぐに補足を書き足し、メモを完成させる。 |
| フロー3 | 完成したメモを相手に回す、あるいはデジタル共有する。 |
連絡メモ・引継ぎメモの作り方
業務連絡や引継ぎのための電話メモは、書き方の工夫が必要です。
・連絡メモの場合
「依頼内容」「期限」「対応者」を必ず書き、関連資料の場所も記載します。
・引継ぎメモの場合
「現在の進捗」と「次にやるべきこと」を明記し、担当者変更の有無や注意点も記録します。
こうした工夫で、ただの伝言ではなく、業務をスムーズに進めるための情報資産になります。
テンプレート活用で作業時間を短縮
電話メモを効率化する最も簡単な方法は、テンプレートを活用することです。手書きの場合は専用のメモ用紙、デジタルの場合は入力フォームを作成することで、「書き忘れがなくなる」「毎回ゼロから書かなくてよい」ため、作業時間を大幅に削減できます。
例えば、以下のようなテンプレートをあらかじめ用意しておくことで、電話メモの引継ぎがスムーズになります。
電話メモテンプレート
- □折り返しをお願いします（至急/急ぎでない）
- □伝言のみ
- 日付：時分
- 相手先：様（会社名：）
- 連絡先：
- ご用件：
- 対応者：
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「手書きだと管理が大変」「デジタルに移行したいけれど、社内での共有がうまくいかない」こうした悩みを抱えている企業にぜひ試していただきたいのが、AI文字起こし要約のサービスRecACEplusです。
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伝言・連絡・引継ぎメモを一元管理
RecACEplusは、文字起こしや要約データをアプリやWEB上で一箇所に集約します。特に重要な用件はアプリやメールでの通知により、スピーディーに情報共有を行うことができます。もう「あのメモはどこにいった？」と探す必要はありません。
紙メモ不要で情報漏れを防ぐ
紙のメモは、紛失したり、誤って捨ててしまったりするリスクがあります。RecACEplusを使えば、そうしたリスクをゼロにできます。電話内容はすべて自動で記録されるため、聞き逃しや書き間違いによる情報漏れを防ぎます。
過去の通話履歴も簡単にテキスト検索できるため、「言った・言わない」のトラブル防止にも役立ちます。
導入メリットと活用事例
RecACEplusを導入することで、業務効率の向上、コスト削減、カスタマーサポートの改善といったメリットがあります。実際のお客様からも、質の高い情報共有が可能になったとの声をいただいています。
まとめ｜今日からできる電話メモ改善法
電話メモは、日々の業務を円滑に進めるための重要なツール
電話メモは、日々の業務を円滑に進めるための重要なツールです。正しく、かつ効率的に残すことで、情報共有の質を高め、社内の生産性向上につながります。
・電話メモを残す習慣のポイント
電話を終えたらすぐにメモする習慣をつけ、テンプレートを活用して抜け漏れを防ぎましょう。
・効率化のためのツール活用のすすめ
本格的に効率化を目指すなら、AIが自動で電話メモを作成してくれるRecACEplusのようなツールの活用がおすすめです。手書き作業の煩わしさから解放され、電話対応の多い部署には大きなメリットがあります。
まずは、今日からできる小さな工夫から始めてみましょう。そして、さらなる効率化を目指して、RecACEplusのようなツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
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