後付けで固定電話の通話録音をする方法とは？業界別の活用例とサービスを選ぶポイントもご紹介

固定電話の通話録音は、ビジネスシーンで非常に役立つツールです。商談内容やクレーム対応、カスタマーハラスメント（カスハラ）への対応など、多くのシチュエーションで役立ちます。また、通話録音データは、トラブル防止や従業員の教育にも大いに活用できます。

固定電話の通話録音を後付けで行う方法は、主に2つあります。

• 通話録音装置を後付けする方法
• クラウド型通話録音サービスを導入する方法

さらに、各業界での具体的な活用方法や、選ぶ際のポイントについても解説していきます。

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通話録音装置を後付けする方法

通話録音装置は、固定電話やPBXに直接接続することで通話を録音できるデバイスです。
この方法のメリットとしては、安定した録音環境を確保できる点があります。以下の方法で設置が可能です

受話器と録音装置を直接接続する方法

簡単に接続できる反面、配線が煩雑になるデメリットがあります。

電話回線と録音装置を接続する方法

録音機器を電話回線に挟む形で設置します。機器によっては録音の音質や録音時間、さらにはテキスト化機能もカスタマイズできます。

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後付けの通話録音装置を選ぶポイント

セキュリティ

通話録音データは、機密情報を含む可能性もあります。そのため、録音データのセキュリティ対策がしっかりとされているかどうかを確認することが重要です。
録音データ閲覧の権限管理や、不正アクセス防止などのセキュリティ対策がされているものは十分なセキュリティが確保されていると言えます。

保存容量

通話録音データは、録音時間や音質によって大きくファイルサイズが異なります。そのため、録音データの保存容量が十分にあるかどうかを確認することが重要です。
録音データの保存期間や、同時に録音できる通話数（ch数）なども考慮して、必要な保存容量を検討しましょう。

音質

通話録音の音質は、確認や証拠として利用する際に重要なポイントです。そのため、録音音質が十分に良いかどうかを確認することが重要です。
録音音質は、録音機の性能や録音設定によって異なります。録音音質を重視する場合には、録音機の性能や録音設定を確認しましょう。

サポート体制

通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。サポート体制は、メーカーや製品によって異なります。サポート体制を重視する場合には、メーカーや製品のサポート体制を確認しましょう。

機能

後付けの通話録音機能には、さまざまな機能が搭載されています。そのため、必要な機能が最低限備わっているかどうかを確認することが重要です。
必要な機能は、ビジネスシーンや用途によって異なります。必要な機能が備わっているかどうかを、しっかりと確認しましょう。

上記のポイントを押さえておけば、後付けの通話録音機能を選ぶ際に失敗するリスクを減らすことができます。

クラウド型通話録音サービスを選ぶ方法

クラウド型通話録音サービスとは、クラウド上に録音データを保管できるシステムです。
録音データがクラウド上にあるため、スマートフォンやPCからWebブラウザを介してシステムから録音データを確認することができます。
クラウド型通話録音サービスを導入する際、オフィスに通話録音装置を設置する必要がありません。オンプレミス環境ではないため、機器やシステムの保守費用も抑えることができます。
電話機やPBXの周りにスペースを空ける必要もありません。
クラウド型通話録音サービスを導入する方法は録音装置の設置よりも明確で簡単です。
サービス提供企業に申し込みをすることで、必要な機器とサービスのID・パスワードが発行されて利用開始できます。

クラウド型通話録音サービスを選ぶポイント

セキュリティ

後付けの通話録音装置と同様に、クラウド型通話録音サービスの利用においてもセキュリティは重要です。
録音データ閲覧の権限管理や、不正アクセス防止などのセキュリティ対策がされているものは十分なセキュリティが確保されていると言えます。また、堅牢なクラウド環境を用いたサービスかどうかも選定基準になります。

保存容量

クラウド型通話録音サービスの場合、オンプレミスで録音装置を設置することに比べて、機器のデータ保存容量は大きいことがほとんどです。
ただし、クラウド利用のため、保存したファイルの容量の分だけ従量課金される仕組みが多いです。また、ベンダー側がコストを負担することから、録音データの保存期間も短めに設定されていることもあります。
録音データの保存期間や、保存容量、そして同時に録音できる通話数（ch数）なども考慮して、最適なサービスを選ぶのがポイントです。

課金体系

クラウド利用の場合、保存容量や保存期間によって従量課金されることが多いため、コストにも注意が必要です。

音質

通話録音の音質は、確認や証拠として利用する際に重要なポイントです。
録音音質は、クラウド型通話録音サービスの場合、設置する機器の性能によって異なる場合がございます。Web上から録音データを確認しますが、インターネット回線の通話が基本的に支障ないように、データの音質は聞き取りするには問題ないレベルになることが標準的です。

サポート体制

通話録音機能は、使い方によってはトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、万が一トラブルが発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認することが重要です。 サポート体制は、サービス提供企業によって異なります。カスタマーサクセスが担当することがほとんどですが、もしサポート体制を重視する場合には、保守運用の体制を確認するのがベターです。

機能

クラウド型の通話録音サービスには、さまざまな機能が搭載されています。
既存の電話番号を変えて良い場合は、クラウドPBXの利用も検討に入るでしょう。一方で、通話録音機能のみが必要な場合は、シンプルな機能に応じた料金のシステムを選定することが重要です。 電話業務において必要な機能は、ビジネスシーンや用途によって異なります。業務を進める際に必要な機能が備わっているか、オーバースペックでないかの確認は重要です。

上記のポイントを押さえておけば、クラウド型の通話録音サービスを選ぶ際に失敗するリスクを減らすことができます。

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業界別：通話録音のメリットと活用例

小売業界での活用例

小売業界では、顧客からの商品問い合わせやクレーム対応が頻繁に発生します。通話録音サービスを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• クレーム対応の質向上

  お客様の苦情を正確に記録し、適切な対応策を迅速に講じることができます。録音を元に社員の対応スキルを改善することも可能です。
  また、録音データを文字起こしすることで、過去の事例を迅速に参照でき、対応の質をさらに高めます。

• トラブル防止

  言った言わないのトラブルを未然に防ぎ、誤解を減らすことができます。

• サービス改善

  顧客の声を分析し、商品やサービスの改善点を見つける手助けとなります。文字起こしデータを活用することで、具体的な改善点を効率的に抽出することが可能です。

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飲食業界での活用例

飲食業界では、予約や注文に関するトラブルが起こりがちです。通話録音サービスを活用することで、以下のような効果が期待できます。

• 予約管理の精度向上

  予約の確認ミスを防ぎ、スムーズな席案内を実現します。録音データを文字起こしすることで、予約内容の確認や検索が迅速に行えます。

• クレーム対応の強化

  食事に対するクレームを正確に記録し、迅速かつ適切な対応が可能になります。文字起こしデータを活用して、具体的な対応策を迅速に見つけることができます。

• 従業員教育

  録音データを活用して、従業員の電話応対スキルを向上させることができます。文字起こしされた通話内容を教材として使用することで、具体的な対応事例を共有しやすくなります。

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クリニックや病院での活用例

医療機関では、患者からの問い合わせや予約、診療内容の確認など、多岐にわたる電話応対が必要です。通話録音サービスを導入することで、以下のようなメリットがあります。

• 患者対応の向上

  患者からの問い合わせや相談内容を正確に記録し、適切な対応を迅速に行うことができます。
  録音データを文字起こしすることで、過去の応対内容を簡単に確認でき、より迅速な対応が可能になります。

• 伝達ミスの防止

  診療内容の確認ミスを防ぐことができます。さらに、文字起こしデータを利用することで、診療内容の正確な把握が容易になります。

• スタッフの教育

  録音データを基に、スタッフの対応スキルを向上させるための研修材料として活用できます。具体的な事例を文字起こしデータで提供することで、教育効果が高まります。

IT業界での活用例

IT業界では、顧客サポートや技術サポートなど、専門的な問い合わせが頻繁に行われます。通話録音サービスの導入により、次のようなメリットが得られます。

• サポート品質の向上

  顧客からの問い合わせ内容を正確に記録し、迅速かつ的確なサポートを提供できます。録音データを文字起こしすることで、過去のサポート内容を容易に検索し、対応の質を向上させます。

• トラブルシューティングの効率化

  過去の問い合わせ内容を参照することで、類似の問題に対する対応が迅速になります。文字起こしデータを活用して、問題解決の手順を迅速に見つけることが可能です。

• ナレッジベースの構築

  録音データを活用して、よくある質問や問題解決の手順をまとめたナレッジベースを構築できます。文字起こしデータをナレッジベースに統合することで、情報の検索性が向上します。

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保険業界における通話録音の活用例

保険業界では、契約内容の説明やクレーム対応が非常に重要です。通話録音サービスを活用することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 契約内容の確認

  顧客との通話を録音することで、契約内容の説明が正確に行われたことを証明できます。これにより、後日発生する誤解やトラブルを防止します。文字起こしデータを使って、契約内容の確認が迅速に行えます。

• クレーム対応の強化

  保険に関するクレームは複雑で多岐にわたることが多いため、通話を録音することで、詳細な対応が可能になります。録音データを文字起こしすることで、対応策を迅速に見つけることができます。

• コンプライアンスの遵守

  保険業界では法規制が厳しいため、通話録音を行うことで、コンプライアンスの遵守を証明できます。これにより、法的リスクを軽減することができます。文字起こしデータを利用して、コンプライアンスチェックが容易になります。

• 従業員教育

  録音データを使用して、新人社員のトレーニングやスキル向上に役立てることができます。具体的な対応例を学ぶことで、顧客サービスの質を向上させることができます。文字起こしデータを教材として活用することで、効果的なトレーニングが可能になります

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まとめ

固定電話の通話録音は、後付けの通話録音装置やクラウド型サービスの導入によって実現できます。各業界のニーズに合わせて最適な方法を選ぶことで、業務効率の向上やトラブル防止、さらには顧客満足度の向上に繋がるでしょう。録音データのテキスト化や分析機能を活用し、ビジネスの成長をサポートすることが可能です。

ひかり電話の通話録音サービスRecACEでは、容量無制限で低コストな録音機能やAI自動文字起こし・要約のサービスを提供しています。通話録音に関するご相談があれば、お気軽にお問い合わせください。

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